Как организовать свой выставочный бизнес

* В расчетах используются средние данные по России

Участие в торговой выставке может стать для компании хорошим способом продвижения своей продукции, поэтому такой вид бизнеса востребован, и организатор выставки может рассчитывать на постоянный приток клиентов. При этом выставка может охватывать совершенно разные виды деятельности человека, поэтому всегда есть возможность найти какую-либо нишу, ещё не используемую конкурентами. 

На выставках представляют экспонаты и относящиеся к экономической сфере, в том числе сельского хозяйства, и к научной, и к технической, и даже к культуре. Порою проведение выставочного мероприятия становится наиболее эффективным рекламным ходом, при этом её посещают в большинстве своём потенциальные клиенты, которые могут ознакомиться с продуктами (и даже услугами) сразу на месте и определиться с выбором. Всё это делает выставочный бизнес перспективным и получающем всё большее распространение.

Однако в крупных городах, как правило, уже имеются крупные выставочные комплексы, которые известны большинству крупных предприятий, и участие на выставках этого крупного игрока становится уже залогом успеха. Но и в этом случае у новичка есть шанс завоевать свой сегмент рынка, открыв какую-либо новую нишу или же играя на предоставлении более выгодных услуг. Не каждый предприниматель может себе позволить участие на крупной выставке, потому что цена входа обычно очень высока у преуспевающего организатора выставок. 

В связи с этим правильно разрекламированная выставка также сможет привлечь своих посетителей, при этом цена её организации будет не в пример ниже, чем в общеизвестном комплексе. Некоторые предприниматели, особенно в сфере искусства, даже специально организуют выставки типа underground, что привлекает свой, определённый, отличный от основного контингент. Более того, такое мероприятие может стать даже более успешным, чем известное на весь город. В общем и целом, организация выставок – это своего рода искусство. Искусство рекламы. Имея творческий подход и хорошую маркетинговую концепцию, можно раскрутить даже кажущееся на первый взгляд неинтересным мероприятие.

У любого новичка, желающего заниматься организацией выставок, также есть возможность выбрать наиболее удобную ему схему работы, при этом даже с небольшим стартовым капиталом можно пробиться на этот относительно несвободный рынок. Однако, изучив его более подробно, становится понятно, что практически все возможные ниши заняты только в городах федерального значения (но даже там в случае оригинальной идеи есть возможность получить популярность), в других же населённых пунктах обычно имеется один-два крупных торгово-выставочных комплекса, известных любому жителю города, и несколько выставок «по интересам», которые занимаются только определённой сферой или тематикой. То есть в регионах творческим людям практически ничего не мешает занять своё место, предоставив партнёрам и их потребителям что-то новое и оригинальное.

Выставочный бизнес – это понятие, которое может объединять несколько смежных, но немного отличающихся друг от друга видов деятельности. Важное отличие состоит в том, организуется ли торговая выставка или культурно-развлекательная. При этом даже экономические предприятия могут организовывать простую выставку своих экспонатов (например, передовые разработки), целью которой является хоть и привлечение внимания к своим продуктам, но не торговля ими. И наоборот, выставка картин, к примеру, может быть всецело направлена на реализацию выставленных экспонатов. 

Но предпринимателю лучше пытаться заниматься как можно бо́льшим количеством возможных вариантов, потому что бывает очень трудно привлечь партнёров, готовых выставить свои экспонаты, особенно на первых порах. Уже после, заняв определённую нишу и заработав имя, стоит задумываться о избирательном подходе к желающим участвовать в выставке. Вначале же лучше браться за любую идею, только если она активно не используется конкурентами.

Чтобы начать работу, стоит зарегистрироваться как субъект предпринимательской деятельности. В данном случае можно зарегистрировать и ИП, и юридическое лицо, предпочтительным из которых является ООО – общество с ограниченной ответственностью. Связано это с тем, что именно этим формам позволяется пользоваться упрощённой системой налогообложения и платить 15% (от операционной прибыли) или 6% (от доходов) в пользу государства. Для этого стоит выделить порядка 20 тысяч рублей, часть из этой суммы пойдёт непосредственно на оплату государственной пошлины, часть – на прочие бюрократические расходы. По времени процедура регистрации редко занимает больше одного месяца. 

Для работы используется код (ОКПД 2) 82.30 Услуги по организации конференций и торговых выставок, но можно вписать и (ОКПД 2) 93.29 Услуги в области развлечений и отдыха прочие. В первом случае, как понятно из определения, можно будет работать, непосредственно организовывая торговые мероприятия, во втором – предлагая посетителям просто ознакомиться с экспонатами. Если нет желания самостоятельно разбираться со всеми юридическими вопросами, можно обратиться в специализированную фирму, которая в кратчайшие сроки проведёт регистрацию за предпринимателя и даже предоставит помощь юриста. Но, конечно, всё это будет не бесплатно.

Для дальнейшей работы стоит определиться с тем, будет ли предприниматель располагать собственным помещением или же будет постоянно арендовать новые площадки. В первом случае у него будет возможность полностью распоряжаться своим зданием, проводить выставки в удобное для бизнеса время и даже использовать площадку под иные цели, а не только под выставки. Иначе придётся для каждого нового мероприятия находить новое помещение и договариваться с владельцем о посуточной или даже почасовой аренде. 

В данном виде бизнеса идеально, когда бизнесмен имеет уже в собственности большое помещение – не меньше 100 м2, но даже такую площадку можно назвать маленькой, потому что некоторые выставки проходят на площадях до 700 м2. Тогда перед предпринимателем ставится задача оборудовать имеющееся здание под цели своего бизнеса и не тратить время и средства постоянно на поиск помещения и его обустройство. Причём выгодно это только в том случае, если помещение не арендовано, ибо придётся платить за аренду ежемесячно, а это станет лишней тратой средств, потому что порою мероприятия проходят раз в несколько месяцев. Поэтому, если своей площадки не имеется, лучше арендовать её непосредственно только на само мероприятие, сдавая в аренду уже арендованное помещение. Но здесь будут сложности с завозом оборудования и его установкой.

Сама площадка должна располагаться в деловых или центральных районах города, ведь посетители не поедут на окраину ради выставки (вернее, туда поедет гораздо меньшее их количество). Поэтому стоит рассчитывать на то, что стоимость аренды будет весьма высока. Сегодня в больших городах не составляет проблемы найти помещение, которое целенаправленно сдают по часам для выставок, при этом 100 м2 сдаются по цене в 2 тысячи рублей в час. В небольших городах эта сумма несколько ниже. 

Стоимость аренды будет входить в стоимость входа для участников, поэтому в данном аспекте предприниматель фактически не рискует своими средствами, но слишком дорогой «входной билет» может отпугнуть многих потенциальных партнёров. Если же брать в расчёт именно долгосрочную аренду, то можно найти большую площадку (порядка 500 м2) стоимостью даже до 10 тысяч рублей в месяц, но нужно рассчитывать на то, что предоставит арендодатель буквально голые стены. Впрочем, для выставки это даже скорее плюс. В некоторых случаях (особенно в тёплое время года) выставки можно проводить и на открытом воздухе или в необорудованных помещениях (например, на неиспользуемой парковке). Обычно в таких случаях ищут наиболее дешёвые варианты, потому что их всё равно придётся постоянно переобустраивать под цели каждой конкретной выставки. При наличии нескольких миллионов, как уже говорилось, помещение можно полностью выкупить в собственность. В случае неуспеха это всё равно станет хорошим вложением средств, ибо вложения в недвижимость.

Можно также найти специальные конторы, которые занимаются сдачей помещений непосредственно под мероприятия. В этом случае рассчитывается не только стоимость аренды самого помещения, но и предоставляемая арендодателем мебель и оборудование, которыми он располагает. Обычно это универсальные вещи, но в некоторых случаях арендодатель сможет выделить даже стеллажи и витрины, что избавляет бизнесмена от необходимости привозить свои собственные – а это значительная экономия на транспорте и рабочей силе. Вообще, если придётся заниматься постоянной арендой новых помещений, то иметь своё собственное, пусть и небольшое, придётся, потому что в таком офисе будет храниться не только необходимое оборудование, мебель и прочие принадлежности, но и специальные устройства, которые позволяют производить рекламные материалы.

Сюда стоит отнести станок для широкоформатной печати (стоимость станка – от 400 тысяч рублей) и соответствующую периферию. Предпринимателю придётся изготавливать большое количество рекламной продукции, и в данном случае не всегда выгодно работать со сторонней типографией. Закупленное же печатное оборудование позволит заниматься дополнительным видом деятельности (который может приносить дополнительный же доход) и самостоятельно печатать листовки, баннеры и плакаты. Партнёры по достоинству оценят такую возможность, потому что для проведения выставки им потребуется много печатной продукции для рекламирования своих товаров и услуг. Так как в сознании участников выставки выработано убеждение, что всю рекламу на себя берёт организатор, то приходится этому соответствовать. Главное, дать понять, что организатор рекламирует непосредственно саму выставку, а непосредственно самой рекламой своих продуктов участник тоже должен заниматься. 

Типичная цепочка выглядит так: организатор находит участников, после обращается в рекламное агентство, которое, в свою очередь, заказывает печать продукции в типографии. Так вот, максимальную прибыль можно получить, если исключить двух последних участников цепи вообще, поэтому выставочный бизнес предполагает ещё и разработку рекламы и её печать в пределах одного производства. Но, если у организатора не достаточно средств на основание такого предприятия, придётся обращаться к посредникам.

В организации самой выставки будет задействовано много людей. Сам предприниматель, возможно, с помощниками всецело должен заняться поиском участников выставки. Здесь всё зависит от того, какой формат выставки будет использован. Некоторые фирмы готовы устроить выставку, всецело посвящённую её деятельности. Хорошо работают выставки, которые посвящены какой-то отдельной сфере деятельности, при этом на одной территории будут участвовать конкуренты, которые пытаются привлечь посетителей именно к своим стендам. Как они этого добиваются – задача их исполнителей, но вместе с организатором устанавливаются определённые правила проведения выставки. Есть даже выставки, которые охватывают несколько сфер деятельности человека. Отдельного упоминания заслуживают выставки предметов искусства, но на таких площадках они тоже превращаются в товар.

Чтобы выставка заработала, нужно нанять немало подсобных рабочих, готовых привезти инвентарь, произвести монтаж оборудования и заниматься прочей силовой работой. Немаловажно, чтобы экспозиция была правильно устроена, потому что посетитель не должен её очень быстро обойти или заблудиться среди стендов. Обычно сами участники привлекают сотрудников, которые знакомят посетителей с экспонатами, проводят викторины и розыгрыши, торгуют продукцией или вручают сувениры. А вот следить за ходом выставки и за соблюдением её правил должны уже сотрудники организатора, при необходимости стоит даже привлечь частное охранное предприятие, чтобы оно выделило охранников на время выставки, потому что дебоширы везде могут себя проявить. Если предполагается какая-либо фоновая музыка, трансляция каких-либо материалов и тому подобные вещи, то нужно нанять операторов, которые занимаются техническим обеспечением. Также на плечи организатора ложится бремя обеспечения посетителей элементарными условиям – то есть наличие работающего санузла и буфета или хотя бы вендингового аппарата. При этом это тоже может принести дополнительную прибыль.

В офисе же постоянно работают маркетологи, которые занимаются мониторингом рынка, выявляют потребности рынка и узнают, какие выставки будут актуальны в ближайшее время, какие выставки будут проводить конкуренты, какой вид мероприятий не интересен населению. После определения типа выставки они должны обеспечить организатора программой по продвижению выставки. Впрочем, здесь хороши ATL-приёмы, при этом с участниками обсуждается, какой контингент они хотят видеть на выставке. Будут ли это простые люди, среди которых наверняка найдётся хоть несколько заинтересованных, а остальные станут источниками «сарафанного радио», будут ли это потенциальные бизнес-партнёры или же непосредственно уже готовые к приобретению потребители. Но так или иначе в каждом конкретном случае нужна своя рекламная кампания, которая может использовать различные методы.

Торговая выставка призвана не только предоставить потребителям товары участников, но и поддержать или улучшить имидж фирмы, стимулировать рост продаж и даже позволить производителю стать ближе к покупателю. Однако, как было отмечено выше, некоторые компании стремятся просто показать свои наработки и участвуют в выставке только для поддержания своего имени. Некоторые выставки вообще существуют ради эстетического удовольствия посетителей – речь идёт, конечно, о выставках культуры и искусства (хотя для кого-то эстетическим удовольствием является наблюдение за передовыми технологическими изделиями). В прямой зависимости от этого устанавливается источник дохода организатора.

Самый простая схема получения денег – когда организатор получает фиксированную сумму за организацию выставки. Чаще всего это возможно при сотрудничестве с одним участником, который платит просто за демонстрацию своей продукции и не ставит своей целью продажу товару. Он оплатит обговоренную сумму согласно договору, и не потребует каких-либо отчётов. Это похоже на деятельность рекламного агентства. 

Самый, пожалуй, распространённый вариант, когда участники платят за «вход» на выставку, после чего отчисляют организатору средства в зависимости от эффективности проведённого мероприятия. В этом случае после проведения выставки придётся нанять статистов и анализаторов, которые предоставят развёрнутый отчёт об успехах мероприятия. И, наконец, существует схема, по которой источником дохода становятся проданные непосредственным посетителям билеты. Понятно, что это возможно только в том случае, если выставка носила культурно-развлекательный характер. Это, наверно, самая рискованная схема работы, потому что предприниматель может и вовсе ничего не получить. В некоторых случаях предприниматель и вовсе работает только на процент с реализованных участниками товаров, хотя это, чаще всего, для него невыгодно.

Матиас Лауданум 
(c) www.openbusiness.ru — портал бизнес-планов и руководств по открытию малого бизнеса