Организация бизнес-встреч: основные моменты

Первое впечатление в бизнесе имеет особую важность – именно оно может оказать решающее влияние на ход переговоров с потенциальным клиентом или ценным контрагентом, топ-менеджментом другого предприятия. Именно поэтому встречи для таких гостей организуются на высшем уровне: начиная от транспортного сопровождения и заканчивая наиболее уместным и представительным местом проведения переговоров.

Площадка

Место проведения встречи – это первостепенный вопрос. С выбором площадки для переговоров, как правило, не возникает сложностей: даже если у организации нет своего помещения на такой случай, в крупных городах легко найти подходящий конференц-зал в крупном бизнес-центре или выставочном комплексе, при отеле или гостинице. Для встречи в более неформальной обстановке подойдет ресторан с изысканным интерьером и качественной кухней. Этот вариант желательно использовать для кратких визитов.

Если вы планируете длительные переговоры или ряд встреч, что займет несколько дней, лучше выбрать конференц-зал и предусмотреть организацию питания – кофе-брейки и бизнес-ланчи. Это может быть либо кафе в гостинице или экспоцентре, либо рестораны поблизости. Если подходящий ресторан удален от места переговоров – обеспечьте транспортное обслуживание гостей на соответствующем уровне.

Приглашение

После выбора и бронирования места можно заняться приглашением гостей. Приглашать гостей в последний момент, за несколько дней до мероприятия, неэтично – этим вы можете грубо нарушить расписание приглашенного, особенно если дело касается директора компании или лиц из топ-менеджмента. Скорее всего, они откажутся от встречи. Поэтому известите их заранее – за несколько недель.

Оформление приглашения заслуживает отдельного внимания. Текст должен быть выверенным и соответствовать духу мероприятия и правилам деловой переписки, а дизайнерское оформление – соответствующим корпоративному стилю. В приглашении уточните цель встречи, место и время ее проведения, дресс-код. Вы можете отправить готовый бланк и электронной почтой, но лучшим вариантом будет бумажное письмо, переданное курьерской службой. Непосредственно перед мероприятием направьте напоминание – отправьте секретарю предприятия электронное письмо или позвоните.

Транспорт

Транспортное обеспечение играет особую роль, если представители приглашенной компании прибывают из другого города. В этом случае желательно обеспечить для них транспортировку к месту переговоров из аэропорта или гостиницы. Если в течении встреч потребуются перемещения по городу – обеспечьте его.

Городские седаны, даже самые комфортные, для деловых встреч не подходят: здесь важно показать респектабельность и подчеркнуть высокий статус гостей. Необходим статусный автомобиль, например, Mercedes-Benz C-класса. Вы можете взять Мерседес в аренду в Ростове-на-Дону.

Лучше выбрать прокат без водителя и посадить за руль своего подготовленного сотрудника – вежливого, опрятного, с большим водительским стажем. Так вы сможете обеспечить полное соблюдение этикета на всем протяжении переговоров.