УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ: ОСНОВНЫЕ ОСОБЕННОСТИ И ПРЕИМУЩЕСТВА
Попробуйте задать себе вопрос – как много вы знаете о системах управления процедурами закупок? Как, по-вашему, происходит управление закупками на предприятии? Вероятнее всего, вы осознаете, что ничего не знаете об этом, если конечно вы не специалист какого-нибудь отдела, который занимается составлением конкурсной документации для торгов или если вы не работаете в сфере государственных заказов. По статистике, один специалист тратит порядка 34 часов рабочего времени на создание конкурсной документации, подвешивание протоколов по результатам итогов и на заключение контракта. И теперь давайте представим такую систему, которая способна в разы ускорить все эти процессы. И специалист, отдававший этой работе дни и ночи, получает конкурсную или аукционную документацию уже в течение 3 минут, после нажатия на пару клавиш. Разве не о таком мечтают работники?
В целях ускорения всех процессов, осуществляемых в рамках закупочной деятельности компании или целого министерства, были разработаны системы управления закупками, которые уменьшают количество потраченного времени и исключают ошибки работника. Сегодня современные информационные технологии эффективно оптимизируют работу, и сфера торговли не осталась в стороне.
На рынке подобных систем сейчас довольно много, некоторые из них предназначены для удовлетворения потребностей небольших государственных организаций, а другие — для целых регионов. И каждая организация имеет возможность выбрать для себя наиболее оптимальную систему, благодаря которой будет оптимизирован этот процесс.
Естественно, если программа для управления закупками сложная и многофункциональная, то и стоимость ее намного выше, отчего ее сложно приобрести. Но можно с уверенностью утверждать, что программа стоит таких денег и обязательно окупит себя за короткий срок.
Микропрограммы для управления процессами закупок
Можно встретить, так называемые, микропрограммы, которые способны автоматизировать процесс закупок лишь частично, к примеру, программы, которые исключительно выкладывают протоколы торгов на официальный сайт или формируют необходимую закупочную документацию и т.д.
Кроме того, существуют макропрограммы, которые могут заменить работу сразу нескольких специалистов по формированию торгов и их ведению после получения результатов.
Подобные программы довольно многослойны и, как ни удивительно, не достаточно надежны, поскольку ни для кого не является секретом то, что, чем больше и сложнее составлен алгоритм всей системы закупок, тем сложнее регулярно поддерживать его в рабочем состоянии. Специально для таких систем подбирается целый штат работников по их обслуживанию. Таким образом, полностью исключить человеческое влияние будет невозможно.
В результате можно добавить, что, невзирая на то, что в наше современное время информатизации существует бесчисленное количество систем управления процедурами закупок, человеческий фактор не следует полностью исключать, ведь именно один сломанный винтик способен привести к разрушению целого корабля и унести всех его пассажиров на дно. Вот почему к вопросу эксплуатации таких систем следует подходить очень внимательно и порой очень осторожно. Быть может, иногда лучше доверить эту работу людям, а возможно и не стоит. Во всяком случае, принимать окончательное решение придется только вам. Самое главное, чтобы все проходило четко и грамотно.